Informace o zpracování osobních údajů

dle zákona č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon) a nařízení (EU) 2016/679 o ochraně osobních fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – dále jen GDPR)

Kdo je správcem Vašich osobních údajů:

Vaše údaje spravuji sama, kontakt na správce osobních údajů je tedy: 

Mgr. Kamila Kudlvasrová; Na Vinici 82, Nelahozeves, 277 51; IČO: 88872793

telefon: 776 17 60 57; email: psychickapodpora@email.cz

Vaše osobní údaje (příp. údaje Vašich dětí, pokud s nimi v rámci námi domluvené spolupráce pracuji), včetně zvláštních kategorií citlivých osobních údajů  (př. údajě o Vašem psychickém nebo zdravotním stavu, názorech, přesvědčeních), zpracovávám za účelem plnění smlouvy o poskytnutí psychoterapeutických a poradenských služeb a konzultací nebo o lektorské činnosti, kterou jsme uzavřeli (většinou ústně) nebo v rámci dojednávání této spolupráce. Citlivé údaje zpracovávám s Vaším souhlasem. Vaše údaje dále zpracovávám za účelem ochrany mých oprávněných zájmů (např. doložení dodržení profesní etiky) a za účelem splnění právních povinností (např. povinnosti plátce daně). Veškeré údaje uchovávám pouze po nezbytně dlouhou dobu na základě výše zmíněných účelů zpracování údajů, z písemných dokladů mažu začerněným údaje, které již k účelu uchování nepotřebuji.

Čí údaje zpracovávám:

Zpracovávám údaje svých klientů a příjemců poskytovaných služeb, zájemců o spolupráci, příp. žadatelů o informace (např. v rámci žádosti o informace o zpracování osobních údajů).

Jaké údaje o zpracovávám:

Osobní informace při poskytování poradenských služeb (psychoterapeutické/krizové/rodinné poradenství).

Obecně:

Uchovávám Vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, adresa/telefon, výjimečně i datum narození), kontaktní údaje (telefon, email, Skype, výjimečně adresa nebo datová schránka), citlivé osobní údaje (př. psychický stav, údaje o situaci, kterou řešíte apod.), výjimečně i videa ze sezení.

Odkud Vaše údaje získávám:

Ve většině případů od Vás - jde o údaje, které mi poskytnete během domlouvání naší spolupráce (včetně citlivých osobních údajů, pokud mi je sdělíte) a během spolupráce samotné. Výjimkou jsou situace, kdy mi byly sděleny (nevyžádaně nebo na základě naší domluvy) někým jiným např. v případě žádostí 3. stran (př. škola, OSPOD) o informace o naší spolupráci.

Kdo se k Vašim údajům dostane:

S Vašimi údaji pracuji sama, do míst, kde se Vaše údaje vyskytují (př. kartotéka, email), nemá nikdo jiný přístup, jejich bezpečí je pro mě důležité a chráním je. Výjimkou je vystavování faktur - údaje pro ně potřebné vkládám do aplikace www.fakturaonline.cz. Do některých dokumentů, které uchovávám, mohou nahlížet kontrolní orgány s pověřením (př. ÚOOÚ, finanční kontrola). Údaje v písemné podobě jsou chráněny zámkem, v elektronické podobě zabezpečovacím programem. Email, Skype, datová schránka a aplikace na tvorbu faktur jsou chráněny heslem a pravidelně je čistím od již nepotřebných údajů.

Při zacházení s informacemi sdělenými klientem v rozhovoru, se řídím profesní etikou (Etický kodex ČAP), jsem vázána k důvěrnosti, diskrétnosti a mlčenlivosti.

Existuje ale několik výjimek:

- U dětských klientů do 18 let má právo na informace ze spolupráce zákonný zástupce dítěte. Jelikož je klientem dítě, o rozsahu poskytovaných informací se domlouvám vždy s dítětem. 

- Informace o naší spolupráci předávám 3. straně (př. škola, psychiatr) pouze na základě Vaší žádosti nebo Vašeho souhlasu a ve s námi domluveném rozsahu (na souhlasu a rozsahu se domlouváme i s dětmi) 

- Jsou případy, kdy jsem povinna je poskytnout ze zákona (např. v zákonem vymezených případech orgánům sociálně právní ochrany dětí, soudu, Policii ČR).

- Anonymizované informace (tak aby klient sám nebyl rozpoznatelný) o naší spolupráci někdy sdílím v rámci povinné supervize, která je důležitá pro můj profesní rozvoj a udržení kvality mé práce nebo s účastníky kurzů pro práci s dětmi, které lektoruji a to pouze v nezbytně nutné míře potřebné pro účely konkrétní supervize/vzdělávání. Supervizoři i účastníci supervizí a kurzů jsou vázáni mlčenlivostí. 

Konkrétně:

- Abych se Vám mohla dovolat (např. v případě potřeby změny termínu nebo když nedorazíte na schůzku) mám po dobu spolupráce/jednání o spolupráci uloženo v telefonu Vaše telefonní číslo. Většinou je uloženo pod Vaším jménem, je možné se domluvit na hesle, přezdívce atd. 

- Pokud jste se mi ozvali emailem, naše konverzace (která může obsahovat citlivé údaje o Vaší situaci a stavu, které jste mi sami od sebe sdělili) a Váš email je v mé emailové schránce (společnost Seznam.cz, a.s.). Konverzaci mažu, jakmile domluvíme vše potřebné. Ve výjimečných případech si potřebuji naší konverzaci uchovat (např. když obsahuje důležité informace k naší spolupráci), v tom případě jí vytisknu a ze schránky jí mažu. Vytištěnou konverzaci uchovávám 3 roky od ukončení spolupráce (pokud se nedomluvíme jinak).

- Abych se Vám mohla dovolat, pokud vedeme na Vaši žádost sezení online prostřednictvím Skypu (nabízím online konzultace i přes google meets), mám po dobu naší spolupráce/části spolupráce, která probíhá online, uchován Váš kontakt (příp. kontakt Vašeho dítěte v případě spolupráce s ním) v seznamu kontaktů na Skypu (společnost Microsoft Corporation). Naše Skype konverzace pravidelně mažu (po sezení), po ukončení spolupráce/části spolupráce mažu i Váš kontakt. Dle Vašeho přání se můžeme domluvit i na dřívějším smazání.

- Abychom mohli během hovoru a celkově po celou dobu spolupráce navazovat na to, co bylo řečeno (např. se i na 5. schůzce vrátit k věcem, které zazněly na 1.), píšu si během hovorů s Vámi poznámky. Poznámky vedu s Vaším souhlasem a obsahují citlivé údaje (např. údaje o Vašem psychickém stavu, názorech a přesvědčeních), které jste mi během našich rozhovorů sdělili. Míra toho, co mi sdělíte, je na Vás. Na sešitu s poznámkami je Vaše jméno/jméno Vašeho dítěte, pod kterým chcete u mě vystupovat (křestní jméno/příjmení/přezdívka), poznámky neobsahují žádné další Vaše kontaktní nebo identifikační údaje a uchovávám je odděleně od dalších dokumentů. Poznámky samotné nijak dále nezpracovávám, ani je neposkytuji 3. stranám, nejsem klinický psycholog, nevedu zdravotní dokumentaci. Poznámky si uchovávám i po skončení spolupráce pro případ jejího obnovení (aby se nám snadněji navazovalo na předchozí proces). Na délce jejich uchování po ukončení spolupráce se vždy domlouváme na začátku spolupráce (většinou 3 roky). Vzhledem k povaze poznámek (rukou psané osobní poznámky psychoterapeuta) není možné do poznámek nahlížet nebo z nich vytvořit kopii/přepis. Dle zákona nejsou osobním údajem a nevztahují se na ně práva dle výše zmiňovaných zákonů.

- Výjimečně se s klienty domlouvám na pořízení video nahrávky ze sezení, nahrávky pořizuji pouze za účelem supervize a/nebo za účelem vzdělávání dalších pracovníků (sociální pracovníci, psychoterapeuté apod.) v rámci kurzů, které lektoruji. Nahrávky pořizuji pouze se souhlasem všech osob přítomných na konzultaci (v případě dětí se souhlasem zákonného zástupce) a souhlas s nahráváním je možné kdykoliv odvolat. Udělení/neudělení souhlasu nebo jeho pozdější odvolání nijak neovlivní naši spolupráci. Nahrávky nikomu nepředávám, při jejich pouštění uvádím jen nezbytně nutné informace o našem rozhovoru/spolupráci potřebné k pochopení ukázky a metody terapie během ní použité. Neuvádím žádné Vaše další údaje. Nahrávky uchovávám po dobu, na jaké se domluvíme. Záznam mažu po jejím uplynutí, jakmile záznam dále nepotřebuji k další práci nebo jakmile mě o to požádáte.

- Pokud v průběhu naší spolupráce vzniknou nějaké dokumenty (např. Souhlas o poskytnutí informací nebo Zpráva o spolupráci), obsahují Vaše identifikační údaje nutné pro účel dokumentu (např. Datum narození) a dále Vaše citlivé údaje. Dokumenty si nechávám v písemné podobě (elektronicky pouze zprávy po dobu psaní). Při sepsání dokumentů se domlouváme na rozsahu uvedených údajů (je vždy nastaven na nejnižší možnou míru vzhledem k účelu dokumentu/zprávy). Dokumenty uchovávám 3 roky po ukončení spolupráce (pokud se nedomluvíme jinak), stejně jako doklady o odeslání, které obsahují Vaše kontaktní údaje/údaje Vámi zvoleného zástupce. 

- Kvůli povinnostem plátce daně příjmové doklady a faktury, na kterých je uvedeno Vaše jméno a adresa (výjimečně na Vaši žádost datum narození), uchovávám 5 let. Faktury vytvářím přes aplikaci www.fakturaonline.cz (společnost Faktura Online s.r.o.).

- Na začátku prvního sezení mi udělujete (s podpisem nebo ústním potvrzením) Souhlas se zpracováním osobních údajů, aby byl platný, tento souhlas obsahuje potřebné identifikační údaje (jméno, příjmení a telefon nebo adresa). Souhlas je dobrovolný, ale bez něj by nebyla naše spolupráce možná. Tento souhlas s Vámi sepisuji v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a se zákonem na ochranu osobních údajů a uchovávám jej po celou dobu, po kterou dle naší domluvy Vaše citlivé údaje uchovávám (většinou 3 roky od ukončení spolupráce), kvůli prokázání souhlasu po celou dobu zpracování Vašich údajů.

Abych se ve Vašich údajích a nezbytné době jejich uchování lépe vyznala, vedu si databázi klientů (pouze pokud jsme uzavřeli ústní smlouvu o poskytnutí poradenských služeb nebo ústní dohodu o zařazení do pořadníku zájemců o službu), která obsahuje Vaše "klientské" jméno, číslo klienta, kontaktní údaje, identifikátor uvedený na Souhlasu se zpracováním osobních údajů (telefon/adresa) a informace o začátku/konci spolupráce nebo zařazení do pořadníku zájemců o službu. Databázi pravidelně kontroluji a čistím od již nepotřebných údajů.

Pokud s uchováním údajů nesouhlasíte, je možné se až na výjimky domluvit na variantě, která Vám bude vyhovovat.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Osobní informace při lektorské činnosti:

- pro domlouvání a realizaci objednávky školení potřebuji identifikační (jméno a příjmení) a kontaktní (email, telefon) údaje objednatele nebo jeho kontaktní osoby. Tyto údaje uchovávám po celou tuto dobu a v případě pravidelné spolupráce i po celou dobu trvání spolupráce.

- tyto údaje zpracovávám sama, předávám je pouze pokud potřebuji předat během domlouvání objednávky a její realizace další osobě, s kým jsem se na čem domluvila.

___________________________________________________________________________________________________________

Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů:

- kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, a to pro každý údaj nebo účel zpracování samostatně 

- vyžádat si informaci o tom, jaké osobní údaje o Vás (příp. Vašich dětech, pokud s nimi v rámci námi domluvené spolupráce pracuji) zpracovávám

- vyžádat si opravu nebo doplnění svých osobních údajů (příp. Vašich dětí)

- žádat výmaz osobních údajů, pro jejichž zpracování již dále není důvod

- žádat omezení zpracovávání údajů, které jsou nepřesné, neúplné nebo u nichž odpadl důvod jejich zpracování, ale nesouhlasíte s jejich výmazem

- žádat umožnění přenesení zpracovávaných údajů

- dostat odpověď na svou žádost adresovanou správci bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti správcem

- podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, pplk. Sochora 27, Praha 7, PSČ 170 00), pokud se domníváte, že zpracováváním Vašich osobních údajů došlo k porušení GDPR

Vaše žádosti správci údajů prosím formulujte tak, aby bylo jasné, o co žádáte (př. žádám Vás o informaci o zpracování osobních údajů, které o mně jako správce zpracováváte nebo Žádost o uplatnění práv subjektu údajů dle GDPR), jinak bohužel nemohu zaručit, že Vaše žádost bude správně pochopena a budu Vám odpovídat z pozice správce údajů, nikoliv z pozice psychoterapeuta. 

Vezměte prosím na vědomí, že podáním žádosti mi zároveň předáváte svoje údaje v žádosti obsažené. Naši komunikaci dokládající vyřízení žádosti si v písemné podobě nechávám 3 roky z důvodu doložení splnění povinnosti správce údajů. Také bych Vás chtěla upozornit, že můžu chtít, abyste mi vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost, abych si mohla ověřit Vaši identitu. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abych zamezila přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.